Od 1 lutego 2026 r. podmioty, których przychód w 2024 r. przekroczył 200 mln zł brutto, zaczną obowiązkowo wystawiać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. Pozostałe firmy zostaną objęte tym wymogiem od 1 kwietnia 2026 r.. Te zmiany oznaczają pełne przejście na jednolity schemat elektroniczny, dlatego warto sprawdzić, jakie postaci będą mogły przyjmować dokumenty księgowe od nowego roku i które z nich muszą zostać dostosowane do nowych regulacji.
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to scentralizowana platforma teleinformatyczna obsługująca faktury ustrukturyzowane zapisane w formacie XML. Każdy dokument przesłany do systemu otrzymuje unikalny identyfikator, co ułatwia jego monitorowanie w całym cyklu obiegu. Platforma umożliwia generowanie, przekazywanie, odbieranie i przechowywanie faktur według jednolitego schematu. Dzięki temu przedsiębiorca zyskuje dostęp do pełnej historii dokumentów niezbędnych do prowadzenia ksiąg handlowych lub KPiR, a organy podatkowe otrzymują jednolite dane, które mogą być przetwarzane automatycznie. KSeF działa przez 24 godziny na dobę, co pozwala firmom wprowadzać dokumenty bez ograniczeń czasowych.
Jaki format muszą mieć faktury w ramach KSeF?
W ramach systemu KSeF dopuszczalne są wyłącznie pliki XML zgodne z krajowym wzorcem struktury logicznej. Każdy dokument musi zawierać pola wymagane przez Ministerstwo Finansów, co zapewnia możliwość automatycznego odczytu i walidacji danych. Do systemu trafią różne rodzaje faktur, w tym:
- faktury VAT,
- faktury bez VAT,
- dokumenty VAT marża,
- faktury VAT RR,
- paragony z NIP-em,
- faktury zaliczkowe,
- faktury końcowe,
- faktury korygujące.
Każdy z wymienionych typów ma jednolitą strukturę, która eliminuje konieczność ręcznych poprawek danych podczas przetwarzania w systemach księgowych.
Jakie dokumenty nie podlegają obowiązkowi KSeF?
Paragony fiskalne oraz inne dowody sprzedaży, które nie spełniają definicji faktury VAT, nie muszą trafiać do KSeF. Takie dokumenty pozostają w dotychczasowej formie papierowej lub elektronicznej, a ich ewentualne przechowywanie odbywa się według zasad obowiązujących poza systemem. Zwolnienie obejmuje również potwierdzenia operacji, które nie mają charakteru fakturowego i nie stanowią podstawy do rozliczenia podatku od towarów i usług, którym w Warszawie zająć się może biuro rachunkowe Abacus w ramach swoich usług dla firm.
Kluczowe aspekty dokumentów księgowych
- KSeF obsługuje wyłącznie ustrukturyzowane faktury w formacie XML.
- Obowiązek obejmuje przedsiębiorców od 2026 r., w dwóch etapach.
- Paragony i dokumenty niefakturowe nie są wprowadzane do systemu.
- Jednolita struktura danych ułatwia archiwizację, analizę i automatyzację księgowości.
